Co to są pliki PST programu Outlook i dlaczego ich używać ... czy nie?

Prawie każdy, z kim rozmawiam w pracy, skarży się na wielkość swojego firmowego konta e-mail. Zwykle nie stanowi to problemu (ale ludzie wciąż narzekają), ponieważ gdy skrzynka pocztowa osiągnie limit, większość serwerów poczty e-mail (takich jak Microsoft Exchange) ostrzega użytkownika, aby mógł wyczyścić skrzynkę pocztową, zanim serwer wymusi ograniczenia rozmiaru przez ograniczenie wysyłania / odbierania z serwera.

Teraz wszystko jest w porządku, a Dandy do końca ... jedziesz na wakacje na kilka dni, te ostrzeżenia o rozmiarach e-mail przychodzą i odchodzą, a potem KABOOM !!! Twoja skrzynka pocztowa jest PEŁNA i nie możesz już wysyłać / odbierać wiadomości e-mail z telefonu komórkowego, a nawet OWA (Outlook Web Access) w tej sprawie. Otrzymałem telefon milion razy. Mój iPhone nie może wysyłać e-maili, pomóż!

Co więc robić?
Czy istnieje rozwiązanie tych niewystarczająco dużych skrzynek pocztowych?
Co powinienem zrobić przed wyjazdem na wakacje?

Teraz przedstawiam wam niesławny (według IT) program Outlook PST.

Co to są pliki .STP programu Outlook?

Pliki danych programu Outlook lub pliki .STP programu Microsoft Outlook (ponieważ są bardziej znane) można tworzyć za pomocą programu Microsoft Outlook w celu przenoszenia lub kopiowania wiadomości e-mail i załączników z konta skrzynki pocztowej serwera na komputer lokalny. Zasadniczo jest to lokalny plik Archive lub Storage, który tworzysz do przechowywania wiadomości e-mail i załączników na dysku twardym komputera, napędzie USB lub udziale serwera (w zależności od tego, gdzie je tworzysz i przechowujesz).

Ile można przechowywać w plikach Outlook .PST?

Przed Outlookiem 2003/2007 pliki .PST mogły przechowywać tylko 2 gigabajty wiadomości e-mail i załączników. W programach Outlook 2003 i Outlook 2007 format został zmieniony, dzięki czemu pliki .PST mogły rosnąć w miarę potrzeby do rozmiaru przekraczającego 20 gigabajtów, chyba że zmodyfikowano konfigurację domyślną.
Szczerze mówiąc, nie pozwól im zdobyć 20 koncertów. O wiele lepiej jest zachować pliki .PST nie większe niż kilka koncertów. Jeśli potrzebujesz więcej przestrzeni dyskowej, utwórz nowy plik .PST zamiast tworzyć ogromne archiwa .PST. Im większe pliki .PST, tym większa szansa na uszkodzenie i utratę danych (i tym trudniejsze będzie tworzenie kopii zapasowych złych chłopców). Możesz dołączyć do swojego klienta Outlook tyle plików PST, ile potrzebujesz, po prostu oddziel logicznie swój e-mail w wielu plikach PST, jeśli chcesz przechowywać więcej niż kilka GIG starych wiadomości e-mail.
WSKAZÓWKA - jeśli używasz plików .PST do archiwizacji starych wiadomości e-mail, skompresuj je po skopiowaniu do nich wszystkich starych danych. E-mail to zwykle tylko tekst, więc kompresuje się BARDZO ładnie.

Jak mogę utworzyć pliki Outlook PST?

Jest EASY, oto kilka poradników dla programu Outlook 2007, 2013 i 2016.

Po co używać / tworzyć pliki .PST? Korzyści?

Rozmiar skrzynki pocztowej

Pamiętasz pierwszy akapit tego artykułu? Większość administratorów poczty e-mail ogranicza rozmiar skrzynek pocztowych firmy. Im większa skrzynka pocztowa, tym więcej miejsca na dysku potrzeba, tym więcej potrzeba do tworzenia kopii zapasowych i im więcej CZAS potrzebuje do wykonania tych kopii zapasowych.
Jeśli Twój pakiet poczty e-mail (jak ja), skrzynka pocztowa o wielkości 200 megabajtów po prostu jej nie przerwie. Tam właśnie wkraczają pliki PST. Po prostu utwórz plik .PST i przeciągnij i upuść swoją pocztę do niego. Działają one jak zwykły folder skrzynki pocztowej w programie Outlook. Przeciągnij i upuść. To proste! .
Najnowsze wersje Wyszukiwania systemu Windows indeksują skrzynkę pocztową ORAZ wszystkie lokalne pliki .PST (konfigurowalne), które umożliwiają niemal natychmiastowy dostęp do wszystkich wiadomości e-mail za pośrednictwem funkcji wyszukiwania wbudowanych w program Microsoft Outlook.

Backup i odtwarzanie po awarii

Jeśli nie masz (lub nie ufasz) administratora poczty e-mail, który regularnie wykonuje kopie zapasowe serwera poczty e-mail, kopiuj e-mail (tak, nie musisz PRZESUWAĆ wiadomości do plików .PST, możesz również skopiować) lokalny plik .PST to szybka i łatwa metoda zapewnienia, że twoja poczta e-mail będzie odzyskiwalna w scenariuszu DR serwera.

Ruchliwość

Pliki PST sprawiają, że poczta e-mail jest przenośna. Na przykład, powiedzmy, że chcesz przenieść wiadomość e-mail z jednej skrzynki do drugiej. Na przykład być może zmieniające się zadania i chcesz przynieść stare wiadomości e-mail. A może zmieniasz dostawców hostów. LUB, może chcesz skopiować osobistą i służbową wiadomość e-mail do pliku .PST, zachować ją na małym dysku USB i przechowywać przy sobie przez cały czas. Tak jak mówiłem, pliki .PST sprawiają, że poczta jest bardzo przenośna. I tak, tak samo jest z kontem GMAIL, ale ten artykuł nie dotyczy GMAIL :)

Bezpieczeństwo

Czy wiesz, że śledzenie / kontrolowanie, czy Twój facet / dział IT czyta Twój e-mail jest prawie niemożliwe? Przenoszenie wiadomości e-mail "Sensitive" lub "Confidential" z serwera e-mail / Exchange do lokalnego pliku .PST dodaje warstwę zabezpieczeń.
Uwaga: Większość działów IT może pobrać pliki .PST bez wiedzy bezpośrednio z dysku twardego w pracy. Z tego powodu konieczne jest zastosowanie dodatkowego zabezpieczenia na dysku twardym komputera. Wkrótce napiszę artykuł na ten temat, ale na razie spójrz na ten artykuł. To trochę "GEEKY", więc niedługo to zrobię z artykułem, który wyjaśnia kilka opcji zabezpieczania plików .PST.

Jakie są wady używania plików PST?

Zdalny dostęp

Po przeniesieniu poczty do pliku .PST nie będzie ona już dostępna na serwerze przy użyciu aplikacji dostępu zdalnego, takich jak OWA lub telefony komórkowe, które SYNC ma skrzynka pocztowa. Aby uzyskać dostęp do wiadomości e-mail w plikach .PST, musisz użyć pełnego klienta Microsoft Outlook. Mały napęd USB może pomóc w takich sytuacjach. Jednak nadal nie jest to tak wygodne, jak pozostawienie wiadomości e-mail na serwerze.

Ludzie cię nie polubią i możliwe, że stracisz pracę

Pliki PST w miarę upływu czasu (w zależności od ilości otrzymywanych / przechowywanych wiadomości e-mail) mogą zająć dużo miejsca na lokalnym komputerze lub udziale serwera w zależności od miejsca ich przechowywania. Faceci IT nienawidzą niczego, co sprawia, że pracują na czymkolwiek, chyba że buduje swoje CV, więc umieszczenie w nich dużej ilości danych, które będą wymagać od nich kupowania większej ilości miejsca na dysku, denerwuje ich.
Dział Corporate Legal i większość działów Records Management nie lubią plików .PST, ponieważ pozwalają użytkownikowi łatwo zignorować lub pominąć zasady przechowywania / niszczenia dokumentów firmowych.
Korporacyjne zespoły ds. Bezpieczeństwa informacji również nie lubią plików .PST, ponieważ jeśli firma Legal poprosi ich o odzyskanie danych w związku z pozwem lub wezwaniem do sądu, pliki .PST mogą podważyć koszty i wysiłek związany z odzyskiwaniem danych.

Wydajność systemu i mózgu

Im więcej masz e-maili, tym więcej e-maili, zarówno Ty, jak i Twój komputer, będzie musiało śledzić i przetwarzać.
Ponieważ więcej e-maili i załączników zostanie zaindeksowanych w wyszukiwarce systemu Windows (lub innym indeksie e-mail / systemie), indeks będzie większy, a wyszukiwania będą trwały dłużej.

Miejmy więc nadzieję, że odpowiedziałem na wszystkie pytania dotyczące plików Microsoft Outlook. PST i omówiłem niektóre zalety i wady wysokiego poziomu. Ale na wypadek, gdybym coś przegapił, proszę zostaw komentarz lub opublikuj swoje pytanie na moim forum.