Dropbox Goes Wprowadzenie do zespołów Dropbox - czas na przemyślenie IT

Przez IT mam na myśli, Technologie informacyjne. Przejdź na stronę Microsoft, pozwól, że przedstawię Ci nową ofertę Dropbox o nazwie Dropbox for Teams. Nowy produkt, który przenosi usługę Dropbox, którą wszyscy pokochaliśmy i dostosowaliśmy ją do korporacji. Czy to jest dobre? Moje prognozy są w I kwartale 2011 roku: Dropbox dla drużyn lub "Wspólny plan Dropbox" uratuje twoją firmę co najmniej 10 000 $ i zapobiegnie jednemu napadowi serca wywołanemu stresem ( minimum ). Tak, naprawdę ... Zostań ze mną, wytłumaczę.

Jeśli czytasz z pewną dozą regularności, już wiesz, że jesteśmy ogromnymi fanami Dropbox - wszyscy używamy go osobiście i wspólnie i działa jak marzenie. Więc możesz sobie wyobrazić moje podekscytowanie dzisiejszego ranka MrGroove wysłał mi e-mail z opisem "odkrycia", że Dropbox oferuje teraz zespoły Dropbox dla biznesu jako wczesny dostęp.

Aktualizacja: ta recenzja jest stara! Od tamtej pory rzuciliśmy okiem na Dropbox for Teams nowe funkcje, w tym więcej pamięci masowej, integrację z Active Directory i wsparcie telefoniczne. Przeczytaj zaktualizowaną recenzję Dropbox for Teams, by uzyskać informacje.

Problemy biznesowe rozwiązane za pomocą zespołów Dropbox

Od razu moja głowa zaczęła wirować myśląc o wszystkich praktycznych aplikacjach "IT GUY", które Dropbox mógł zaoferować małym, średnim i dużym firmom, w tym środowisku korporacyjnemu. Pomyśl o tym. Przy dzisiejszej strategii, chyba że chcesz wydać miliard dolarów za pomocą EMC lub innego dostawcy pamięci masowej, Twoja firma / firma prawdopodobnie korzysta z Udostępniania plików Windows. A jeśli jesteś naprawdę fajny, możesz użyć systemu Microsoft DFS do wirtualizacji przestrzeni nazw udziałów. Mimo wszystko, nie podoba ci się, gdy próbujesz otworzyć dokument i mówi " Przepraszam, ten plik jest w użyciu ... Czy chcesz otworzyć w trybie tylko do odczytu? "Ile masowych wiadomości e-mail widzisz, gdzie ludzie pytają, kto do cholery ma otwarte CLIENTS.XLSX i czy mogą ZAPOZNAĆ się z zamknięciem, aby można było zapisać istotne zmiany ( i ile razy ta osoba wyszła na lunch )?

A może masz wiele lokalizacji w firmie, w których pracownicy muszą udostępniać pliki z jednego serwera plików? Cóż, po pierwsze, to jest powolne, więc twój informatyk mówi, że jest to łatwe, po prostu włączę replikację plików DFS w prawo? Źle - Microsoft w swojej świetności zapomniał dodać konflikt lub kolizję plików ... i tam właśnie wkracza Dropbox for Teams!

Dropbox dla drużyn

Dropbox dla drużyn, według ich własnych słów,

łączy funkcje synchronizacji, udostępniania i zabezpieczeń tradycyjnego Dropbox z nowymi funkcjami administracyjnymi i grupowymi, które czynią go idealnym dla firm.

Robią to, dodając następujące funkcje do znanych korzyści osobistych kont Dropbox:

• Scentralizowana administracja i fakturowanie : Trudno się zbytnio podekscytować, ale jest to z pewnością ważne, ponieważ będziesz zarządzać wieloma licencjami i dostępem do folderów dla wielu użytkowników. Dropbox for Teams pozwala kontrolować dostęp do konta, kupować pule licencji, zarządzać pamięcią masową i dodawać / usuwać użytkowników z jednego konta. Rozliczenia są obsługiwane centralnie, więc nie musisz chodzić z kolegami ani partnerami biznesowymi przez proces rejestracji. Ponadto, jeśli są już użytkownikami Dropbox, ich pliki i foldery zostaną automatycznie przeniesione, a wszelkie przedpłacone opłaty za subskrypcję zostaną zastosowane do salda zespołu. A jeśli ktoś dostanie siekierę, możesz po prostu zamienić licencję na nowego faceta.
• Współdzielone przydziały: przy tradycyjnych kontach Dropbox każdy użytkownik ma własny limit Dropbox. Co gorsza, jeśli masz udostępniony folder Dropbox, liczy się on z przydziałem każdego użytkownika, który ma dostęp do tego folderu. Dzięki Dropbox for Teams wszyscy dzielą się jednym dużym limitem ( na początek 350 GB 1000 GB ), a zawartość każdego udostępnionego folderu liczy się tylko raz w przypadku wspomnianego zbiorczego limitu. Dzięki temu Dropbox for Teams jest bardzo skalowalny i sprawiedliwy wśród członków zespołu.
• Grupowe foldery współdzielone (nadchodzące w listopadzie 2010 r.) : Ten jest wciąż w fazie tworzenia, ale w listopadzie 2010 r. Będziesz mógł tworzyć grupy na koncie Dropbox i przypisywać administratorów do każdej grupy. Idąc dalej, możesz przydzielić nowych użytkowników Dropbox do tego konta, aby natychmiast zostali dodani do folderów współdzielonych, które są dla nich najbardziej odpowiednie. Później Dropbox for Teams pozwoli ci na dostrajanie uprawnień dla każdej grupy - na przykład niektóre foldery mogą być czytane / zapisywane do jednego działu lub tylko do odczytu do drugiego. Dzięki temu foldery do odczytu / zapisu grupy "Marketing" mogą pozostać oddzielone od plików i folderów grupy "Rachunkowość", ale możesz także mieć tylko do zapisu skrzynki z niewielkimi kropkami dla innych zespołów, aby przesyłać swoje faktury i wydatki raporty lub wyniki. Aktualizacja: grupy folderów udostępnionych są tutaj, ale niestandardowe uprawnienia do odczytu / zapisu nie są.
• Udoskonalone zarządzanie plikami / konfliktami plików ( wkrótce ) : MrGroove był ciekawy, w jaki sposób Dropbox for Teams poradziłby sobie z potencjalnymi kolizjami plików, więc wysłał e-mailem do ekipy sprzedaży. W tej chwili Dropbox for Teams ma znany system zarządzania wersjami z tradycyjnej wersji Dropbox, przy czym jeśli jeden plik jest otwarty na dwóch komputerach, pierwsza wersja do zapisania staje się oryginalna, a druga wersja do zapisania staje się wersją konfliktu. Ważne jest to, że nic nie jest nadpisywane, a rozbieżności można rozwiązać później. Dodatkowo, ponieważ każdy ma lokalną kopię wszystkich plików (w końcu jest to chmura ), nie będziesz walczyć o dostęp. Zespół Dropbox powiedział nam, że w przyszłości planują dodać funkcje, które pozwolą na odprawę / wylogowanie plików i zablokowanie plików, co raz na zawsze polizi problem kolizji plików.

Są to tylko funkcje, które są nowe i / lub ulepszone dzięki Dropbox for Teams. Prawdziwym pięknem Dropbox for Teams jest to, że przynosi całą dobroć, jaką jest Dropbox, do bardziej wspólnego ustawienia, które jest odpowiednie dla sieci na poziomie przedsiębiorstwa. A co z tymi 10 000 $, które powiedziałem, że to uratuje? O tak, myślę, że już czas wspomnieć o wycenie ...

Dropbox do cen zespołów

Konto podstawowe Dropbox for Teams kosztuje 795 USD rocznie dla pięciu użytkowników i 350 GB 1000 GB danych. Każdy dodatkowy użytkownik ma 125 USD, a więcej danych to dodatkowe 200 USD na 100 GB i jest wyposażony w 200 GB więcej miejsca. Z początku brzmi to dość stromo, ale zawiera Dropbox Packrat (więcej o tej fajnej funkcji nieco później ), która wynosi 39 USD na użytkownika, jeśli zakupiono go osobno. Jeśli miałbyś kupić pięć kont Dropbox Pro 100 pojedynczo i dodać Dropbox Rewind dla każdego z nich, patrzysz na 1195 USD, choć z 500 GB ( które możesz lub nie potrzebujesz ). Ale to nie są oszczędności, o których mówię.

Oszczędności biznesowe

Prawdziwe oszczędności pochodzą z tego, czego nie musisz kupować, gdy otrzymasz Dropbox dla drużyn. Odliczmy je, dobrze?

1. Lokalny serwer plików i pamięć 350 GB - 3000 USD + 800 USD rocznych kosztów hostingu ( typowy koszt zasilania / chłodzenia / szafy Data Center - mniej, jeśli jest on pod biurkiem ... )
2. Standardowy serwer Windows 2008 R2 - 800 USD
3. Facet wspierający IT - Cóż ... nadal potrzebujesz, ale teraz może pracować nad bardziej "ważnymi" rzeczami
4. Oprogramowanie do tworzenia kopii zapasowych, napęd taśm i taśm, Offsite Iron Mountain Backup, technologia blokowania plików DFS, bla bla bla - dużo!
5. Użytkownicy końcowi mogą korzystać z Dropbox Rewind bez połączenia z działem pomocy technicznej - bezcenne!

Porozmawiajmy o każdym z tych 1 na raz.

Zobacz, o czym mówię! Mówienie do jednego z nich - natywne przeciwdziałanie kolizji plików Dropbox, które nie istnieje w Microsoft DFS lub Udostępnianie plików Windows, jak wspomniano wcześniej - jest prawdziwym ratunkiem. Oprócz godzin na dobę zaoszczędzi ci to, a także unikniesz kosztów płacenia za aplikację blokującą pliki innych firm, która działa na systemie plików DFS. Na przykład PeerLock Server kosztuje 3 999 USD za licencję - a jeśli zamierzasz współpracować, potrzebujesz co najmniej dwóch licencji.

Oprogramowanie do backupu? Ponownie, Dropbox for Teams pozwoli Ci zaoszczędzić na inwestowaniu w kosztowne systemy tworzenia kopii zapasowych serwerów, roboty taśmowe i pamięć zewnętrzną, włączając Dropbox Rewind. Jak wspomniano powyżej, Dropbox Rewind nie jest wyłączną usługą Dropbox for Teams, ale jest jeszcze bardziej przydatny, gdy zostanie zastosowany do ustawień korporacyjnych. Dropbox Rewind automatycznie zapisuje nieograniczoną liczbę wersji każdego z plików, umożliwiając użytkownikowi końcowemu powrót do poprzedniej wersji za pomocą kilku kliknięć jednego przycisku. Nigdy więcej nieśmiałego wysyłania wiadomości e-mail do administratora systemu, który prosił go o przywrócenie pierwotnego arkusza kalkulacyjnego tylko po to, aby dowiedzieć się, że taśma została już usunięta z ... To byłby wybawienie z mojej starej pracy, w której trzymaliśmy foldery z niekończącymi się wersjami ver1, ver2, ver3, ver4 itp. każdego pliku. Szczerze mówiąc, nie jestem pewien, jak to będzie finansować Dropbox, ponieważ będą musieli przechowywać nieograniczoną ilość danych, aby zachować nieograniczoną liczbę wersji każdego pliku - ale to jest ich problem, a nie twój. Domyślam się, że Amazon daje im sporo na przechowywanie.

Bezpieczeństwo

Chociaż nie jest to obszar, w którym można uzyskać znaczące oszczędności, nadal musisz pilnie dbać o bezpieczeństwo swojej lokalnej sieci i lokalnych kopii plików Dropbox za pomocą szyfrowania EFS lub innej technologii kryptograficznej. Ale Dropbox od dawna jest tak bezpieczny, jak może być przechowywanie w chmurze ( to jednak debata sama w sobie ). Dropbox twierdzi, że używa tych samych metod, co banki i wojsko, aby bezpiecznie przesyłać i przechowywać twoje dane, co obejmuje szyfrowanie SSL dla transmisji do / z serwera Dropbox, szyfrowanie AES-256 dla plików przechowywanych na serwerze Dropbox i warstwy ochrony nawet od pracowników Dropbox, którzy mogą wyświetlać tylko metadane podczas składania zgłoszeń do działu obsługi klienta. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o środkach bezpieczeństwa używanych przez Dropbox, przeczytaj o Amazon S3, która jest usługą, którą Dropbox wykorzystuje do przechowywania twoich plików.

Wniosek

Dropbox for Teams jest z pewnością ekscytujący - od dawna zastanawiałem się, dlaczego więcej firm nie korzysta z Dropbox, a teraz nie ma na to nawet najmniejszych wymówek. Nowe funkcje są wystarczająco mocne, aby w rzeczywistości stanowić nową klasę usług dla przedsiębiorstw ( nie tylko przepakowują swoją usługę dla klientów korporacyjnych ), a to, co sprawiło, że Dropbox jest na pierwszym miejscu, to wszystko. Dropbox for Teams ułatwi życie zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie, ponieważ będziesz mógł udostępniać duże pliki i foldery bez powodowania spustoszenia na serwerach pocztowych. Co więcej, wygląda na to, że ekipa Dropbox przygotowuje już więcej ciekawych funkcji, co czyni grę Dropbox for Teams jeszcze bardziej obiecującą.