Dlaczego nienawidzę instrukcji Paperless i jak sobie z nimi radzić

Co drugi tydzień wydaje mi się, że firma zachęca mnie do przejścia na rachunki elektroniczne. Przekupią mnie, ale nauczyłem się ciężko walczyć z tą "wygodą" i zawsze wybieram prawdziwy rachunek. Kiedy przegrałem bitwę, opracowałem kilka przydatnych strategii, aby zapobiec problemom.

Skala sprzedaży do rozliczeń bez papierowych

Słyszę to wszystko. Papier jest ryzykowny. Ktoś może wyrwać twój rachunek ze skrzynki pocztowej i ukraść twoją tożsamość. Mogą ukraść go z kosza na śmieci. O nie! Oczywiście, kiedy zobaczą rachunek, zdadzą sobie sprawę, że nie mają zbyt wiele do kradzieży. Papier jest niewygodny. Stosy stosu papieru i muszą być załatwione. Jeśli nie znosisz bałaganu, nienawidzisz papieru. Nienawidzisz kłopotu z otwarciem papierowej koperty i czytania rachunku. Możesz dostać papercut! Przede wszystkim elektroniczna jest lepsza dla środowiska. Mniej papieru oznacza mniejsze zabijanie drzew.

Wszystkie te korzyści mają dla nich trochę prawdy. Złodziej może wykraść informacje ze skrzynki pocztowej i spowodować problemy. Mogą uzyskać numery kont i wykorzystać je w ukierunkowanym oszustwie socjotechnicznym. Papier się piętrzy. Wiem, że muszę składać te rzeczy co miesiąc. Szanuję również ekologiczne aspekty oświadczeń elektronicznych. Wszystko przetwarzam i nienawidzę śmieci.

The Soft Sell i Hard Sell to Make Switch

Niektórzy sprzedawcy dają miękką sprzedaż. Wezmą mnie do losowania darmowych produktów lub usług. Niedawno AT & T powiedział mi, że mogę uzyskać wiele punktów za mój rachunek, ale tylko wtedy, gdy wykonam rozliczenia bez użycia papieru. Kilka miejsc oferowało mi kredyty lub karty podarunkowe. Nadal się trzymałem.

Im ciężej sprzedam, tym nie mogę pobrać danych finansowych do usług takich jak Mint lub Quicken, chyba że pójdę na papier. Mój bank pobiera teraz opłatę 2, 00 USD, jeśli chcę otrzymać wyciąg z każdego miesiąca. Sądzę, że papier jest dla nich naprawdę drogi.

Argument przeciw elektronicznym rozliczeniom

Krajowe Centrum Prawa Konsumenckiego (NCLC) przeanalizowało fakturowanie bez papieru i stwierdziło, że koncepcja nie jest przyjazna dla konsumenta. Niektóre powody są oczywiste, takie jak dostęp do łączy szerokopasmowych i wiedza techniczna starszych użytkowników.

Nawet doświadczeni technicy muszą uważać na rachunki bez papieru. Wszyscy jesteśmy zalewani przez e-mail. Na pierwszy rzut oka nie można stwierdzić, czy jest to rachunek lub promocja w wiadomości e-mail. Jeśli nie jesteś ostrożny, aby zrezygnować z wiadomości marketingowych, ani ty, ani twój filtr antyspamowy nie będą w stanie odróżnić.

Mówiąc o małych, ponieważ coraz więcej osób sprawdza pocztę na urządzeniach mobilnych, te stwierdzenia są trudniejsze do odczytania. Jeśli rachunek bez papieru jest tylko plikiem pdf, potrzebujesz niezwykłej wizji lub stabilnych rąk, aby uszczypnąć i powiększyć każde ładowanie. Bardziej prawdopodobne jest, że będziesz "dobrze wyglądać" i przejdziesz do następnej wiadomości e-mail. Jeśli Twoje rachunki są na automatycznej płatności, nie masz wiele powodów, aby przeczytać wyciągi. Ta "wygoda" powoduje, że tracisz błędy, które kosztują cię pieniądze. Jeśli złodziej testował swoją kartę kredytową, czy zawsze byłbyś w stanie zobaczyć tę niewielką opłatę?

Rachunki za papier przypominają nam o rachunku. Kiedy dostajesz ten papier, ma on wymaganą datę, którą musisz się zająć. Możesz umieścić go w lodówce lub przekazać do współmałżonka lub księgowego. Nieład i manipulacja lub papier to funkcja, a nie błąd. Funkcja ta pomaga członkom rodzin starszych konsumentów śledzić rachunki.

Wreszcie, NCLC wskazuje, że papier to trwały zapis twojego konta. Kiedy pojawia się spór, masz migawkę z określonym czasem. Jeśli popełnią błąd, masz dowód, że zapłaciłeś rachunek. Jeśli jesteś kontrolowany, masz papierowe kopie wszystkiego. Jeśli konsument przeminie, ten stały zapis pomaga członkom rodziny znaleźć brakujące konta.

Gdy dane konta są elektroniczne, podlega ono wszelkim zagrożeniom związanym z komputerami i wiadomościami e-mail. Jeśli utracisz dostęp do wiadomości e-mail z powodu hakerów lub naruszenia haseł, tracisz te elektroniczne rachunki. Dostawcy zwracają uwagę, że poczta fizyczna to ryzyko. Bardziej prawdopodobne jest, że e-mail zostanie zhakowany lub przechwycony, niż ktokolwiek trafia na Twoją pocztę. Jeśli odejmiemy scenariusz odejścia członka rodziny, może minąć kilka tygodni, zanim dostaniemy e-mail. Fizyczne rachunki i oświadczenia będą jednak przychodzić, a każdy może je otworzyć.

Nawet jeśli jesteś pilny i przechowujesz PDF wszystkich swoich rachunków, mogą one być trudne do znalezienia. Większość pobieranych instrukcji ma ogólne nazwy, takie jak "statement_03_05_16" lub coś jeszcze tajemniczego. Mogę używać Spotlight na Macu, aby je znaleźć, ale nie zawsze tak jest.

Moje straszne doświadczenia z elektronicznym fakturowaniem

Mam kilka. Zacznę od przetwarzania kart kredytowych dla mojej firmy. Firma ta nie udostępniła opcji instrukcji fizycznych. Wszyscy są online. Pewnego dnia losowo postanowili zamknąć moje konto. Nie jestem pewien dlaczego, ale myślę, że miało to coś wspólnego z zamrożeniem bezpieczeństwa, na które zaciągnąłem kredyt. Straciłem dostęp do wszystkich poprzednich wpłat. Nie pogodziłem się przez kilka dni i nie miałem dostępu do moich informacji. Nie wiedziałem, kto zapłacił mój interes. Najlepsze, co zrobiłaby firma przetwarzająca, to powiedzieć mi przez telefon. Nie miałem też nic do przekazania mojemu księgowi w sprawie podatków na koniec roku. Na szczęście wszystko było w Quickbooks i miałem nasze wewnętrzne pokwitowania, aby odtworzyć wszystko. Ten incydent powinien nauczyć mnie przyjmowania plików PDF z wyciągów z mojego konta, ale tak się nie stało.

Po tym, jak Costco przeszedł z American Express na Citibank, znowu spłoną rachunki bez papieru. Byłem pilny i miałem moje pliki PDF z każdego miesiąca. Potem byłem zajęty i zapomniałem przez kilka miesięcy. Kiedy poszedłem go pobrać, trafiłem na ten ekran.

Na szczęście informacja ta znajdowała się na koncie Citibanku, więc zapobiegł kryzysowi. Ten incydent sprawił, że zacząłem krzyczeć na mój komputer (i mnie) o to, że jestem odpowiedzialny za bezpapierowe rachunki.

Innym razem miałem spór z biurem mojego lekarza. Zmienili firmy rozliczeniowe. Nagle miałem rachunek sprzed 4 lat, które powiedziano, że nie zapłacono. Potem zagrozili zbieraniem. Oczywiście nie mogłem uzyskać dostępu do starego systemu rozliczeniowego przez Internet, chociaż oświadczyli, że mogą. Dopiero wysłałem im faksem kopię rachunku, że usuną opłatę. Musiałem wysłać faksem, ponieważ nie akceptuje wiadomości e-mail, chociaż rachunki są wysyłane za pośrednictwem poczty elektronicznej. Domyśl.

Moja sytuacja nie jest wyjątkowa. Po zamknięciu konta zazwyczaj tracisz dostęp do tych informacji historycznych. Jeśli później odkryjesz problem, na przykład nadmierne obciążenie, możesz mieć problemy z wykazaniem swojej niewinności. Mój przyjaciel miał ten problem, gdy oddawał set-top box do swojej firmy kablowej. Jego rachunek został ustawiony na automatyczną zapłatę przez jego bank, a jego ostatni rachunek wynosił dodatkowe 200 $. Próbował zadzwonić do firmy kablowej, ale nie miał numeru konta i nie mogli znaleźć żadnych informacji na jego temat. Przedstawiciel obsługi klienta mógł znaleźć tylko aktywnych klientów. Dopiero kiedy trafił do kolekcji, udało mu się to rozwiązać.

Właściwy sposób akceptowania rachunków bez papieru

Jeśli to Cię nie kosztuje, unikaj ich

Jako ekolodzy, nienawidzę dodatkowego papieru. Ze wszystkich powodów wymienionych powyżej i szczegółów w artykule NCLC, zawsze będę optować za papier. Żadna kwota przekupstwa nie przekonuje mnie do zmiany. Jeśli jednak zapłacisz, prawdopodobnie się uspokoję. Zniszczę te oświadczenia i oddam je do recyklingu po kilku latach, więc nadal jestem trochę ekologiczny.

Zrezygnuj z wiadomości marketingowych i stwórz filtry e-mail

Jednym z problemów z wyciągami e-mail jest sortowanie legalnych wiadomości transakcyjnych z wiadomości promocyjnych. Sprawdź zasady każdej firmy dotyczące komunikatów marketingowych i zrezygnuj z otrzymywania jak największej liczby informacji. Nie oznaczaj ich jako spam w swoim programie pocztowym; Twój program pocztowy może traktować wszystkie wiadomości od nich jako spam. Oznacza to, że przegapisz swoje oświadczenie.

Zazwyczaj wiadomość e-mail z wyciągiem będzie miała ten sam temat. Zaznaczam tę wiadomość, aby nigdy nie wpadać w wiadomości-śmieci. Ustawię Gmaila tak, aby nadawał tej wiadomości niestandardową etykietę i gwiazdkę, więc zawsze będę pamiętać o jej sprawdzeniu.

Skonfiguruj przypomnienia, aby pobierać (i płacić) rachunki

Jeśli wykonujesz rozliczenia bez użycia papieru, nie otrzymasz przypomnienia na poczcie, że rachunek jest należny. Ponieważ wiele osób dokonuje płatności automatycznych za pomocą wyciągu bankowego lub karty kredytowej, możesz całkowicie zignorować to miesięczne wyciągi. Nie rób tego błędu. Wystąpi ryzyko braku problemów z kontem.

Zamiast tego potraktuj ten miesięczny e-mail jak spotkanie w kalendarzu. Ustaw jako spotkanie cykliczne, aby pobrać wyciągi od dostawcy. Jeśli wyślą Ci rachunek, a nie masz nic do pobrania, zamień go w plik pdf i pobierz na swój komputer. Przechowywanie wiadomości e-mail nie jest wystarczająco bezpieczne, jeśli możesz utracić dostęp do swojego konta e-mail. Każdego miesiąca musisz pobrać wyciąg. W przeciwnym razie napotkasz wszystkie potencjalne problemy wspomniane wcześniej. Nie musisz ich drukować, ale nie możesz po prostu wierzyć, że informacje będą dostępne, gdy ich potrzebujesz. Dlatego musisz przejąć kontrolę.

Moje konto inwestycyjne emerytalne nie ma rachunku per se, ale ma miesięczne wyciągi. Ustawiam przypomnienie co miesiąc, aby pobrać te informacje. Chociaż wysyłają do mnie e-mail, aby przypomnieć mi o pobraniu mojego oświadczenia, lubię być proaktywny.

Sortuj i klasyfikuj te pobrane wyciągi

Po pobraniu raportu następną rzeczą, którą robię, jest zmiana nazwy pobranego pliku. Możesz stworzyć swoją własną strategię, ale moja to nazwa sprzedawcy, następnie cztery ostatnie numery konta, a następnie data. Na przykład moim wyciągiem bankowym może być Bank_1234_01_12_16.pdf. Następnie utworzę folder dla każdego konta i wprowadzę go tam. Mam sprytną i używaną Hazel, aby przenieść je do folderu opartego na kupcu.

Zrób kopię zapasową komputera

Wiem, że mówiono ci to wiele razy, ale równie dobrze możemy to powtórzyć. Chociaż jest mało prawdopodobne, że twoje zapisy papierowe zostaną zniszczone, Twój dysk twardy może się nie udać lub komputer może zostać trafiony przez wirusa. Jeśli nie wykonasz kopii zapasowej, nie będziesz miał danych historycznych, jeśli wszystkie są elektroniczne.

Wypróbuj oprogramowanie do zarządzania finansami, takie jak Mint lub Quicken

Nawet jeśli masz pobrane raporty, może być trudno znaleźć transakcję. Podoba mi się dodatkowe bezpieczeństwo, które program online sprawdza dla mnie za moje oświadczenie. Kiedy miałem problemy z moim kontem Costco, udało mi się znaleźć potrzebne mi rzeczy w mennicy.

Zaakceptuj to, czego nie możesz zmienić

Więcej firm przechodzi na tę elektroniczną strategię, spychając na siebie ciężar zarządzania kontem. Jeśli wykonasz swoją część zarządzania tymi oświadczeniami, będziesz chronić swoje aktywa. Elektroniczny nie jest bezpieczniejszy ani wygodniejszy niż papier, ale jest nieuchronnym przesunięciem kosztów.