Wysyłanie odpowiedzi poza biurem w programie Outlook 2007 bez serwera Exchange [How-To]

Wielu użytkowników Outlooka w środowisku korporacyjnym zna Outs of Office Assistant i używa funkcji Outlook, aby ostrzec klientów lub współpracowników, gdy nie sprawdzają poczty e-mail z powodu wakacji lub choroby itp. Jednak wygodnie jak to możliwe, funkcja Outlook wymaga, aby twój serwer e-mail był serwerem Microsoft Exchange, który dla małych firm lub firm domowych zazwyczaj nie jest dostępny / rozsądny.

Oczywiste problemy pojawiają się, gdy wyjeżdżasz na wakacje lub nie sprawdzasz poczty przez dłuższy czas; Twoi klienci lub partnerzy biznesowi mogą się zdenerwować, myśląc, że ignorujesz je przez kilka dni / tygodni. Na szczęście istnieje rozwiązanie dla użytkowników programu Outlook, którzy chcą wykorzystać Out the Office Assistant, mimo że nie mają serwera poczty Microsoft Exchange. Proces wykorzystuje reguły i alarmy programu Outlook w celu naśladowania funkcjonalności Out of Office Assistant i chociaż może nie być tak wdzięczny lub łatwy do włączenia, to wykonuje zadanie.

Kilka uwag na temat wysyłania automatycznej odpowiedzi w Outlook 2007 przy użyciu reguł i alertów:

• WAŻNY! : Program Outlook musi działać, aby to zadziałało. Wymagane jest również, aby ustawienie "sprawdzaj okresowo dla nowych wiadomości" było włączone.
• Zasada "Odpowiedz przy użyciu określonego szablonu" zastosowana w tej technice spowoduje wysłanie odpowiedzi do każdego nadawcy tylko raz, aby zapobiec spamowi. Aby zresetować listę osób już wysłanych pocztą e-mail, należy zamknąć i ponownie uruchomić program Outlook.

Ok, z tym powiedzmy, przejdźmy do szczegółów instrukcji.

Jak utworzyć szablon automatycznej odpowiedzi w programie Outlook 2007

1. Utwórz nową wiadomość w Outlooku. Na karcie Opcje> Format ustaw opcję Zwykły tekst . Następnie wpisz swoją własną wiadomość na odbiór , będzie to, co ludzie otrzymują jako auto-odpowiedzi, gdy jesteś daleko.

2. Po zakończeniu wiadomości kliknij przycisk pakietu Microsoft Office, a następnie kliknij przycisk Zapisz jako .

3. W wyświetlonym oknie wpisz żądaną nazwę pliku. Następnie wybierz szablon programu Outlook (* .oft) jako typ Zapisz jako.

Dobra robota! Pierwszy etap jest już gotowy; zaczynajmy na etapie 2.

Następnie musimy zdefiniować regułę wysyłania automatycznej odpowiedzi w programie Outlook 2007.

4. W menu Narzędzia kliknij Reguły i alerty .

5. W oknie Reguły i alerty kliknij przycisk Nowa reguła . W wyświetlonym oknie Kreatora reguł kliknij Gwiazdka z pustej reguły> Sprawdź wiadomości po ich otrzymaniu. Kliknij Dalej >, aby kontynuować.

6. W kolejnym oknie warunków wybierz pole wyboru Tylko dla mnie, a następnie kliknij przycisk Dalej . Następna strona jest listą działań, zaznacz pole wyboru Odpowiedz przy użyciu określonego szablonu . Po zakończeniu sprawdzania odpowiednich pól, kliknij niebieski link do określonego szablonu.

7. Powinno wyświetlić się okno Wybierz szablon odpowiedzi w obszarze Szukaj w: Wybierz szablony użytkowników w systemie plików . Zapisany wcześniej szablon powinien pojawić się na liście, Wybierz szablon, a następnie kliknij Otwórz .

8 . Nazwij swoją regułę, upewnij się, że pole Włącz tę regułę jest zaznaczone. Po zakończeniu kliknij przycisk Zakończ.

Voila! Od teraz wszyscy, którzy otrzymają e-maile, otrzymają automatyczną odpowiedź zawierającą niestandardową wiadomość, którą ustawiliście w pierwszym etapie.

Wróciłem do biura! Jak wyłączyć automatyczną odpowiedź w Outlooku?

Po powrocie do biura (lub domu) należy pamiętać, aby WYŁĄCZYĆ lub USUNĄĆ reguły Out of Office, aby użytkownicy nie otrzymywali wiadomości "Jestem poza biurem".

9. Kliknij Narzędzia, Reguły i alerty.

10 . Wybierz regułę nieobecności, którą stworzyliśmy wcześniej, a następnie odznacz regułę lub usuń regułę za pomocą przycisku usuwania. Kliknij OK, aby zapisać zmiany i zakończyć

Uwaga : Zalecam po prostu wyłączyć regułę, usuwając zaznaczenie pola wyboru, zamiast usuwać regułę. W ten sposób możesz ponownie użyć go następnym razem po wyjściu z biura.

Wszystko gotowe!

Reguły i alarmy programu Outlook 2007 umożliwiają wykonanie niemal każdego zadania za pomocą poczty e-mail, jak pokazano w tym ciekawym samouczku instruktażu. Jakie rzeczy robisz lub którymi zarządzasz przy pomocy swoich Zasad programu Outlook?