Połącz Dropbox z Microsoft Office i nigdy nie przegrywaj pracy!

Niedawno mieliśmy fajnego członka społeczności, który stracił 5 godzin pracy na arkuszu kalkulacyjnym ze względu na awarię programu Microsoft Excel. Ten scenariusz to ból głowy, z którym nikt nie powinien się spotkać. Nie wiem jak wy, ale ja po prostu Nienawidzę robić to samo dwa razy. W każdym razie, MrGroove był sfrustrowany, że nie był w stanie odzyskać danych dla naszego grooveReadera, więc zdecydował się na stałą poprawkę. Zgadnij co! Nie tylko wpadł na bardzo dobry pomysł, ale po przetestowaniu go działa idealnie! Po wdrożeniu, położy kres utracie pracy na stałe !

Sercem naszej wspaniałej Porady jest oczywiście Dropbox. Dropbox ma niesamowitą funkcję, która zapisuje poprzednie wersje plików zsynchronizowanych w folderze Dropbox przez 30 dni *, łącznie z usuniętymi plikami . Jeśli więc połączymy Dropbox z domyślnym działaniem Microsoft Office i jego funkcją Autozapisu, możemy synchronizować i tworzyć kopie zapasowe dokumentów Microsoft Office podczas pisania ich w czasie rzeczywistym . Czy żarówka się wyłączyła? :)

Za pomocą tej techniki można otwierać pliki i przeglądać wersje lub odzyskiwać wcześniej usunięte / utracone pliki. Na przykład, jeśli masz Autoodrzucanie / Automatyczne zapisywanie ustawione na 1 minutę interwałów zapisywania, możesz technicznie wrócić do KAŻDEGO czasu na KAŻDY dokument, nad którym kiedykolwiek pracowałeś po uzyskaniu tej konfiguracji. Chcesz wrócić do prezentacji tak, jak wyglądała godzina 19:55? Nie ma problemu! A może bardziej polubisz wersję 19:54 po południu. Możliwości są prawie nieograniczone.

Zanim zaczniemy, chcę się upewnić, że rozumiesz, że chociaż zamierzam pokazać końcówkę przy użyciu pakietu Office 2010, ta sztuczka powinna działać dla dowolnej aplikacji, która używa plików tymczasowych lub folderu automatycznego zapisywania, w tym poprzednich wersji pakietu Microsoft Office. O tak. BARDZO GROOVY!

* Darmowe konta Dropbox zapisują tylko 30 dni poprzednich wersji; jednak wersje płatne zapisują pliki na zawsze.

Jak połączyć Dropbox z Microsoft Office i nigdy więcej nie tracić dokumentów

1. Pierwszym krokiem jest znalezienie miejsca, w którym Office przechowuje wszystko. Musimy znaleźć trzy różne lokalizacje dla każdej aplikacji w Office 2010.

• Autoodzyskiwanie lokalizacji zapisu
• Domyślna lokalizacja zapisu pliku
• Niezapisane lokalizacje dokumentów

Gdy znajdziesz te lokalizacje, zanotuj je. Najlepszym sposobem zapamiętania ich dokładnej lokalizacji jest skopiowanie i wklejenie do otwartego Notatnika . Poniżej zobaczysz, w jaki sposób nazwałem ścieżkę i wkleiłem link, aby nie zapomnieć o tym, co było itp.

Szybko, oto jak znalazłem trzy foldery w programie Microsoft Excel 2010, ponieważ proces jest stosunkowo podobny dla programów Word 2010 i PowerPoint 2010.

W przypadku programu Excel 2010 * lokalizacje "zapis domyślny " i "Autoodzyskiwanie" są następujące:

1. auto recovery
   • % UserProfile% AppDataRoamingMicrosoftExcel
2. domyślny zapis pliku
   • % UserProfile% dokumentów

Możesz znaleźć te lokalizacje dla siebie, jeśli przejdziesz do menu Plik> Opcje w pakiecie Office 2010. Tam możesz odwiedzić kartę Zapisz i wyszukać lokalizacje, jak pokazano na zrzucie ekranu poniżej.

* W pakietach Office 2007 i Office 2003 oraz Windows XP lokalizacja może się różnić. W moim przykładzie ten% UserProfile% przełożyłby się na: C: UsersgrooveDexter. Dzieje się tak, ponieważ% UserProfile% to po prostu uniwersalny kod systemu Windows, który przeniesie Cię do folderu profilu użytkownika systemu Windows.

2. Lokalizacja niezapisanego pliku jest nieco inna. W Office 2010 można go znaleźć na karcie Plik> Informacje ; stamtąd Kliknij Zarządzaj wersjami> Odzyskiwanie niezapisanych skoroszytów.

Domyślną lokalizacją jest *:

% UserProfile% AppDataLocalMicrosoftOfficeUnsavedFiles

Po odnotowaniu trzech zapisanych lokalizacji nadszedł czas, aby utworzyć folder w Dropbox.

3. Przejdź do folderu My Dropbox ( folder ze skrzynką na komputerze ), a następnie Utwórz nowy folder o nazwie Kopie zapasowe lub inną nazwę, która jest interesująca i odpowiednia.

4. Teraz otwórz wiersz polecenia.

5. W wierszu polecenia użyjemy polecenia mklink / d do utworzenia dowiązania symbolicznego do lokalizacji zapisanych plików Office. Musimy to zrobić, ponieważ domyślnie Dropbox będzie tylko SYNC lub kopie zapasowe plików i folderów znajdujących się wewnątrz folderu skrzynki. Z tego powodu zamierzaliśmy przekonać Dropbox do myślenia, że ​​nasze foldery Office Temporary / Autosave znajdują się w folderze Dropbox.

Składnia polecenia:

mklink / D " Nowa ścieżka dowiązania symbolicznego w Twojej nazwie folderu folderu Dropbox " " Ścieżka początkowa folderu, w którym znajdują się pliki Autozapisu pakietu Office "

Przykład:

mklink / D "C: UsersDropboxMy DropboxBackup CopiesExcel_AutoRecover" "C: UsersgDextAppDataLocalMicrosoftOfficeUnsavedFiles"

W powyższym przykładzie tworzę nową ścieżkę w folderze kopii zapasowej folderu kopii zapasowych . Excel_Autorecover Musiałem ręcznie wpisać go jako nazwę nowego łącza.

6. Powtórz ten proces dla każdej lokalizacji folderu, tworząc nowe łącze Symlink ( link symboliczny ), w którym wszystkie trzy aplikacje Office zapisują foldery. Zauważ, że twój niezapisany folder jest używany przez wszystkie programy pakietu Office, więc musisz utworzyć tylko jeden link do niego. Domyślnie to samo dotyczy domyślnej lokalizacji zapisywania.

7. Po zakończeniu otwórz swoje konto internetowe Dropbox i sprawdź, czy foldery zostały zsynchronizowane poprawnie.

8. Nawet jeśli plik AutoRecover lub Unsaved temp zostanie usunięty z komputera, Dropbox będzie zawieszony na nim przez 30 dni. W interfejsie online usługi Dropbox kliknij Więcej działań> Pokaż usunięte pliki, aby je wyświetlić.

9. Podobnie jak w przypadku zwykłych plików, archiwum Dropbox archiwizuje historię usuniętych plików. W ten sposób będziesz mieć wiele różnych wersji każdego pliku, nad którym pracujesz w pakiecie Office. Dropbox przechowuje wszystkie twoje historie Office na wyciągnięcie ręki. O tak, możesz też po prostu cofnąć usunięcie plików.

Możesz także kliknąć plik lub folder prawym przyciskiem myszy, aby rozpocząć proces przywracania.

to jest to! Czy czujesz, że zmartwienie i stres po prostu się topią teraz, gdy wszystkie twoje dane są bezpiecznie zabezpieczone i zabezpieczone w chmurze Dropbox? Wiem, że czuję się lepiej!

Dla niektórych ten poradnik How-To może być nieco trudny, ponieważ konfigurujemy Symlinks w wierszu poleceń, itp. Jedną z opcji, jeśli chcesz po prostu proces jest po prostu wskazywać swoje AutoSave lub foldery tymczasowe z pakietu Office lub dowolnego innego aplikacja, którą chcesz chronić bezpośrednio w swoim folderze Dropbox. W ten sposób nie musisz robić bałaganu z tworzeniem dowiązań symbolicznych itp. Chociaż trochę łatwiej, myślę, że to więcej pracy, ale jest to łatwiejszy sposób na uzyskanie tego samego rezultatu!

Pytania? Zmieszany? Potrzebuję pomocy? Upuść notatkę poniżej lub jeszcze lepiej, opublikuj swoje pytania w naszym bezpłatnym forum pomocy, gdzie cała społeczność groovyReaders czeka, aby Ci pomóc!