Jak stworzyć bezpłatny system Helpdesk z IssueBurner i Gmailem

Zarządzanie zadaniami za pomocą poczty e-mail było pojęciem, które interesowało mnie od jakiegoś czasu, a wraz z wprowadzeniem nowej usługi o nazwie IssueBurner może być to doskonały moment, aby poważnie rozważyć zarządzanie zadaniami za pośrednictwem poczty e-mail. Zanim pojawił się IssueBurner, wpadłem na pomysł, aby uzyskać Virtual Assistant (VA), który mógłbym BCC na wszystkich moich e-mailach zawierających zadanie, przypomnienie lub spotkanie i dodać go do mojego kalendarza, listy rzeczy do zrobienia albo co masz. Byłoby to z pewnością użyteczne użycie VA, choć być może bardziej kosztowne niż to warte. IssueBurner automatyzuje jednak tę funkcjonalność za darmo ( przynajmniej na razie ). Myślę, że to lubię.

W skrócie, oto jak działa IssueBurner. Możesz tworzyć zadania lub problemy, wysyłając e-mail na adres [email protected]. Gdy to zrobisz, narzędzie IssueBurner automatycznie utworzy problem związany z Twoim adresem e-mail i wszelkimi adresami e-mail wymienionymi jako odbiorcy w polu Do : lub DW :. Możesz zacząć tworzyć problemy bez rejestracji, ale kiedy utworzysz konto, możesz wyświetlać otwarte problemy i komentować problemy. Istnieją pewne kluczowe korzyści dla tego systemu, które moim zdaniem naprawdę będą działać dla zespołów współpracujących i biur obsługi klienta:

Wszystko opiera się na poczcie e-mail. Problemy można tworzyć i śledzić wszystkie za pomocą prostego CC :.
Do udziału nie potrzebujesz konta IssueBurner. Oznacza to, że WSZYSTKIE twoi klienci i klienci mogą dostać się na pokład, bez przechodzenia przez proces rejestracji ( co i tak jest martwe proste ).
Jest przyjazny dla urządzeń mobilnych. Jeśli możesz wysłać wiadomość e-mail, możesz nagrać problem.
Pomaga oddzielić kolejne elementy od zwykłych wiadomości e-mail.
Działa z DOWOLNĄ platformą e-mail. Outlook, Gmail i inni klienci poczty e-mail umożliwiają konwersję wiadomości e-mail do zadań, ale funkcja IssueBurner umożliwia udostępnianie problemów między wszystkimi platformami poczty e-mail.

Aby wydobyć najwięcej kilometrów z IssueBurner, musisz zastosować odrobinę kreatywności. Ale jedną oczywistą aplikacją, która przychodzi mi do głowy, jest stworzenie help desk. Dzięki IssueBurner możesz przekierowywać przychodzące wiadomości e-mail do "biletów" i śledzić status oraz korespondencję z klientem. Zamierzam zabić dwie pieczenie na jednym ogniu, pokazując, jak działa IssueBurner, konfigurując punkt pomocy "". Po stronie klienta ( lub w naszym przypadku, czytelnicy, ponieważ nie mamy klientów ), będzie to tak proste jak wysłanie e-maila do działu pomocy technicznej, który skonfigurowałem pod adresem jack+. Ale po stronie respondenta jest w tym trochę zamieszania.

Krok pierwszy

Zarejestruj się w IssueBurner. Wszystko, co musisz zrobić, to odwiedzić IssueBurner.com i kliknąć Zarejestruj się . Podaj im swoje imię i adres e-mail i gotowe.

Pamiętaj, że niekoniecznie musisz używać adresu e-mail, który będzie używany do zgłaszania przychodzących żądań pomocy technicznej.

Krok drugi

Utwórz grupę w IssueBurner. Możesz pominąć ten krok, jeśli planujesz oddać to konto do jednego celu, ale jeśli chcesz użyć IssueBurner do innych organizacji i obowiązków, dobrym pomysłem jest grupa. Kliknij Grupy w prawym górnym rogu i kliknij Utwórz grupę .

Wprowadź nazwę grupy i organizację. Tutaj wybrałem " Pomoc " i " ".

Pamiętaj, że ten adres nie będzie widoczny dla publiczności. Zamiast tego wyślą adres, o którym wspomniałem powyżej, który będzie jedynym adresem, który może obsłużyć problemy. Dodaje to warstwę ochrony przed spamem, ale także zapewnia bardziej profesjonalny wygląd, włączając w to własną nazwę domeny w wiadomości e-mail. Zauważ, że już go skonfigurowałem, aby każdy mógł zgłosić problemy. Jest to na razie konieczne, abyśmy mogli zweryfikować regułę przekazywania Gmaila. Możesz wrócić i zmienić go na członków grupy dopiero później.

Po zakończeniu kliknij Utwórz .

Następnie dodaj członków, którzy mogą dodawać problemy. Do naszych celów dodam jack+. Możesz dodać innych, jeśli chcesz. Powiedzmy, że mógłbym również dodać jerry+ lub tammy+, jeśli chciałbym, aby inni również mogli wysyłać prośby o pomoc ( i jeśli ci ludzie faktycznie istnieli ). Pamiętaj: w Google Apps dla domen i kont Gmail wszystko, co dodasz po znaku +, jest ignorowane, ale nadal może być używane do filtrowania. Przeczytaj nasz poprzedni wpis, aby uzyskać więcej informacji na temat dostosowanych adresów Gmail .

Ostatnią rzeczą, którą powinieneś zrobić, jest zmiana adresu zwrotnego. Aby to zrobić, kliknij Grupy i kliknij Zarządzaj obok nazwy grupy. W Ustawieniach grupy kliknij Zmień obok " Domyślny adres e-mail i odpowiadaj na e-mail ". Dzięki temu adres e-mail IssueBurner.com pozostanie prywatny.

Okay, teraz wszyscy jesteśmy skonfigurowani na IssueBurner. Chodźmy do Gmaila.

Krok trzeci

Skonfiguruj przekazywanie w Gmailu. Celem jest przesłanie wszystkich e-maili wysłanych na adres jack+, aby pomó[email protected]. W tym celu musimy najpierw sprawdzić, czy jesteśmy upoważnieni do przekazania na ten drugi adres. W Gmailu kliknij Ustawienia i wybierz Przekazywanie i POP / IMAP . Kliknij Dodaj adres do przekazywania i wpisz [email protected] lub cokolwiek skonfigurujesz konto grupy IssueBurner jako.

Po wykonaniu tej czynności Gmail wyśle wiadomość e-mail na konto IssueBurner za pomocą linku potwierdzającego. IssueBurner odeśle to z powrotem do Ciebie jako nowy problem, więc powinien pojawić się w skrzynce odbiorczej Gmaila. Możesz go również zobaczyć na swoim koncie IssueBurner. Kliknij, aby potwierdzić.

Krok czwarty

Filtruj wiadomości wysyłane na spersonalizowany adres Gmaila. Kliknij Ustawienia i wybierz Filtry, a następnie kliknij Utwórz nowy filtr . W polu Do: wprowadź swój niestandardowy adres e-mail i kliknij przycisk Następny krok .

Możesz ustawić te reguły, jak chcesz, ale ponieważ IssueBurner i tak będzie powiadamiał cię o nowych problemach, chciałbym wybrać Oznacz jako przeczytane i Pomiń skrzynkę odbiorczą . Najważniejszą opcją do wyboru jest opcja Prześlij do: i wybierz [email protected]. Po zakończeniu kliknij Utwórz filtr .

Teraz gotowe. Wypróbujmy to.

Tworzenie zadań za pomocą IssueBurner

Teraz, dzięki skonfigurowanemu filtrowi Gmail i grupie IssueBurner, wszystkie e-maile wysyłane na adres jack+ automatycznie zostaną przekształcone w problem IssueBurner. Nazwa problemu będzie przedmiotem wiadomości e-mail, a opis będzie treścią e-maila. Załóżmy na przykład, że ktoś wysłał mi pytanie o to, jak trwale usunąć swoje konto na Facebooku.

Po wysłaniu powyższego e-maila zdarzają się dwie rzeczy:

Problem jest tworzony w grupie Help. IssueBurner
Otrzymuję wiadomość e-mail powiadamiającą mnie jako taką.

Uwaga: pojawienie się problemu może potrwać kilka minut.

A tutaj jest w Gmailu ...

Odpowiadanie na zadania

Jeśli użytkownik nie ma konta IssueBurner, otrzyma odpowiedź w formie puszki z informacją, że problem został odebrany. Zostaną również zaproszeni do rejestracji.

Powiedzmy, że w odpowiedzi na tego czytelnika, chcę skierować ich do naszego posta na usuwanie konta Facebook. Mogę odpowiedzieć na wiadomość e-mail otrzymaną od IssueBurner, aby dodać komentarz . Niezależnie od tego, czy czytelnik zarejestruje się, otrzyma powiadomienie, że problem został zaktualizowany z komentarzem.

Jeśli się zarejestrują, mogą śledzić wszystkie komentarze i status swojego problemu z własnego konta IssueBurner.

Czytelnik lub klient może odpowiedzieć na wiadomość e-mail z komentarzem, informując, czy rozwiązanie to rozwiązało, czy nie. Zostanie to dodane do zadania jako komentarz, który można wyświetlić na własnym pulpicie IssueBurner.

Zarządzanie i zamykanie problemów

Możesz sortować problemy według grup lub statusu na IssueBurner.com.

IssueBurner.com ma również bardzo ładną stronę mobilną.

Po rozwiązaniu problemu możesz go po prostu zamknąć z pulpitu IssueBurner. Wszyscy powiązani użytkownicy zostaną powiadomieni jako tacy. Ewentualnie możesz oznaczyć go jako " Później ", co może być przydatne, jeśli rozwiązanie oczekuje na realizację, a Ty chcesz sprawdzić, kiedy jest ono dostępne.

Ponadto możesz zauważyć, że dodałem komentarz wewnętrzny . Będą one widoczne tylko dla członków grupy i administratorów. Na przykład, jeśli chcesz zadzwonić do klienta, kupić narkotyk lub powiedzieć wszystkim, aby zignorował jego prośby, możesz to zrobić za pomocą wewnętrznego komentarza, a oni nie będą mądrzejsi.

Wniosek

Jak już wspomniałem, jest to tylko jedna aplikacja dla IssueBurner. Możesz go używać do współpracy z grupami lub do śledzenia zadań dla siebie. Na przykład, jeśli chcesz przypomnieć sobie, że chcesz nawiązać kontakt z kontaktem, jeśli nie odpowiadasz, ale niekoniecznie chcesz, aby zobaczył problemy IssueBurner, możesz BCC [email protected]. Możesz też użyć go do śledzenia faktur i rachunków przez CC'ing [email protected] za każdym razem, gdy wysyłasz e-mail do działu księgowości. Jeśli jesteś sprytny i zorganizowany, IssueBurner może być dobrodziejstwem dla twojej produktywności .

Zauważ, że IssueBurner jest obecnie bezpłatny i pozostanie darmowy, gdy będzie w wersji Beta. Webyog, firma, która stworzyła IssueBurner i CloudMagic, obiecuje, że powiadomi o 60 dniach przed wprowadzeniem jakichkolwiek struktur cenowych. Nie wiedzą, jak może wyglądać w przyszłości, ale prawdopodobnie będzie mieć darmową i płatną wersję.

PS Naprawdę stworzyłem ten system, więc jeśli masz palące pytania, napisz do mnie na jack+ lub sprawdź nasze forum .