Jak skonfigurować i zarządzać autoreklamami w programach Outlook 2010 i 2013
Od początku programu Outlook Microsoft zawsze zawierał funkcję archiwizacji i autoarchiwizacji, a program Outlook 2010 nie jest wyjątkiem. Funkcja Autoarchiwizacji automatycznie przenosi lub usuwa starszą pocztę z podstawowej skrzynki pocztowej do pliku danych archiwalnych przechowywanego na lokalnym dysku twardym. Te pliki nazywają się plikami .PST. W przeszłości, gdy pliki Outlook PST miały limit 2 GIG, funkcja archiwizacji była o wiele ważniejsza, ponieważ archiwizowała starsze wiadomości e-mail z podstawowego pliku .PST i do pliku Archive.pst. Mimo to, mimo że pliki .PST w Outlook 2010 mają limit 20 Gig; nadal dobrze jest pozwolić mu zarządzać starszą pocztą, aby zachować małe pliki .PST i wydajność systemu!
Wyjaśnij jeszcze raz, co robi funkcja Autoarchiwizacji!
Autoarchiwizacja zmniejsza rozmiar skrzynki pocztowej poprzez usuwanie lub przenoszenie starych elementów do pliku danych archiwalnych lub .PST. Proces działa prawie tak samo, niezależnie od tego, czy korzystasz z Microsoft Exchange w pracy, czy IMAP lub POP z konfiguracji domowej lub małej firmy. Zasadniczo jest to tak, jak wyjęcie kilku stosów papieru z biurka i umieszczenie ich w zorganizowanej szafce lub pliku PST, jak wspomniano powyżej. Ten proces różni się od eksportu na dwa sposoby. Eksportowanie umożliwi przeniesienie wiadomości e-mail do wielu różnych formatów zewnętrznych, natomiast opcja Archiwizacja pozwala tylko przenieść starszą wiadomość e-mail do pliku .pst lub całkowicie usunąć wiadomość e-mail. Archiwizacja pozwala również na łatwiejszy dostęp do starej poczty e-mail, ponieważ w okienku nawigacyjnym Outlook znajduje się zakładka. Oczywiście możesz również skonfigurować Autoarchiwum, aby usunąć także starą pocztę.
Jak włączyć domyślne Autoarchiwum dla wszystkich folderów programu Outlook 2010
1. W programie Microsoft Outlook kliknij menu Plik i wybierz Opcje .
2. W menu Opcje Kliknij kartę Zaawansowane, a następnie kliknij przycisk Ustawienia Autoarchiwizacji .
3. Kliknij pole wyboru Run AutoArchive co [14] dni. Stąd można jeszcze bardziej dostosować ustawienia Autoarchiwizacji dla programu Outlook 2010, jednak domyślnie po włączeniu opcji Autoarchiwizacja będzie PRZESUWAĆ (nie usuwać) wszystkich wiadomości starszych niż sześć miesięcy do pliku Archive.pst. Zalecamy zachowanie opcji Pytaj przed uruchomieniem Autoarchiwizacji, aby otrzymywać powiadomienia o każdym archiwum. Byłbyś zaskoczony, jak często ludzie pytają mnie o brakujący e-mail! Zwykle jest to po prostu funkcja Autoarchiwizacji. Po ustawieniu, które Ci się podobają, kliknij Zastosuj teraz te ustawienia do wszystkich folderów.
Jeśli wykonałeś powyższe kroki, AutoArchiwum włącza wszystkie wiadomości e-mail programu Outlook. Jeśli istnieje folder, który chcesz wykluczyć z Autoarchiwizacji lub chcesz, aby był on stosowany tylko w kilku folderach, możemy to zrobić. Outlook 2010 pozwala dostosować ustawienia Autoarchiwizacji dla każdego folderu, oto jak to zrobić.
Zmień ustawienia Autoarchiwizacji dla pojedynczych folderów Outlook 2010
4. W programie Outlook spójrz w okienko nawigacji po lewej stronie. Stamtąd Kliknij prawym przyciskiem myszy dowolny folder i wybierz Właściwości, aby ustawić jego zasadę Autoarchiwizacji.
5. W wyświetlonym oknie Właściwości skrzynki odbiorczej kliknij kartę Autoarchiwizacja . Tutaj możesz dostosować ustawienia Autoarchiwizacji dla tego folderu, a nawet całkowicie wyłączyć Autoarchiwum.
W porządku, teraz wiemy, jak tworzyć indywidualne foldery AutoArchive! Ale co, jeśli w ogóle nie chcesz używać AutoArchive? Jeśli nie jesteś fanem funkcji automatycznej, możesz nadal korzystać z funkcji archiwizacji, korzystając z procesu ręcznego.
Instrukcje ręcznego archiwizowania elementów
6. W programie Outlook Kliknij kartę Plik > menu Informacje, a następnie wybierz opcję Narzędzia oczyszczania> Archiwizuj.
7. W wyświetlonym oknie dialogowym Archiwum Wybierz foldery, które chcesz zarchiwizować . Ten proces jest prawie taki sam jak w AutoArchive, z wyjątkiem tego, że jest to jednorazowa transakcja. Coś innego jest takie, że możesz nawet przesłonić właściwość "Nie zmieniaj właściwości", jeśli zastosowałeś ją do niektórych folderów, ale jest to opcjonalne.
Gdzie znajdują się zarchiwizowane elementy Outlooka?
8. W programie Outlook można uzyskać dostęp do zarchiwizowanych elementów z folderu Archiwum w lewym panelu nawigacji e-mail.
9. Możesz także uzyskać dostęp do archiwów z przechowywanego pliku .pst programu Outlook. Możesz się tam dostać, klikając kartę Plik> Otwórz menu i wybierając opcję Otwórz plik danych programu Outlook .
10. Domyślnie lokalizacja pliku .pst archiwum programu Outlook to:
% UserProfile% DocumentsOutlook Files
Jeśli wcześniej nie korzystałeś z Archiwizacji w Outlooku, spróbuj! Z pewnością pomoże to w utrzymaniu czystości i przeniesieniu starych, nieużywanych elementów wiadomości e-mail z pliku Primary Mailbox / .PST. Jest to również dobry sposób na utrzymanie rozmiaru pliku .PST, który zawsze pomaga w wydajności systemu!
