Google Apps - jak wyłączyć historię czatów i wymusić zapis

Domyślnie historia czatu Google jest zapisywana na kontach Gmaila użytkowników i jest dostępna pod etykietą Czaty. Mimo że użytkownicy mogą wyłączyć zapisywanie historii czatów, wielu z nich nie wie, ponieważ prawdopodobnie nawet nie wie, że istnieje. Jeśli jesteś firmą, która nazywa się "Gone Google", jest to problem. Czemu?

Przez wiele lat pracowałem w zakresie bezpieczeństwa informacji na poziomie korporacyjnym i odkryłem, że ludzie często mówią niewłaściwe rzeczy na czacie a e-mailem. Zwykle dzieje się tak dlatego, że wielu pracowników postrzega e-maile jako bardzo formalne i czatowe jako przejściowe, przypominające rozmowę telefoniczną. W końcu nikt nie słucha tych rozmów na czacie? Źle. Jak wyjaśniłem, Czat Google domyślnie zapisuje te rozmowy czatu, co sprawia, że ​​są one łatwe do wykrycia, jeśli Twoja firma otrzyma wezwanie do ujawnienia danych. Tak, to może być naprawdę, naprawdę źle.

Dobrą wiadomością jest to, że Google Apps pozwala administratorowi systemu wyłączyć zapisywanie historii czatów i wymuszać globalne ustawienie "Poza rekordem" dla wszystkich użytkowników Google Apps w Twojej firmie. Oto, jak to zrobić.

Zaloguj się do konsoli zarządzania Google Apps przy użyciu danych logowania administratora i kliknij Ustawienia.

Kliknij Czat na lewym pasku bocznym.

Zaznacz pole oznaczone jako Wyłącz historię czatu, zmuszając wszystkie przyszłe czaty do "Wyłączania rekordu".

Zapisz zmianę, klikając przycisk Zapisz zmiany.

Od tego momentu wszelkie przyszłe dyskusje na czacie nie będą archiwizowane na koncie Gmail użytkownika w Google Apps. Poprzednie dyskusje na czacie jednak pozostaną, chyba że zostaną usunięte przez użytkownika. Niestety, Google nie zapewnia administratorom systemu sposobu na usunięcie starych danych z historii czatu, więc jeśli prowadzisz firmę, która wymaga tego wyczyszczenia, radzę skontaktować się z menedżerem konta Google.