10 Porad Microsoft Excel 2016 Każdy użytkownik powinien wiedzieć

Microsoft Outlook, Microsoft Word i Microsoft Excel to trzy duże wagi w pakiecie Microsoft Office. Niedawno pokazaliśmy Wam niektóre z najlepszych funkcji, jakie powinien znać każdy użytkownik Microsoft Word, oraz wskazówki, jak zwiększyć wydajność programu Outlook. W tym samym duchu omówimy teraz podstawowe porady Microsoft Excel, które powinien znać każdy użytkownik.

Microsoft Excel jest standardową aplikacją do obsługi arkuszy kalkulacyjnych. Microsoft Excel 2016 to ogromna różnorodność narzędzi, które pozwalają manipulować, organizować, analizować i formatować dane w arkuszu kalkulacyjnym. Chociaż Excel był siłą napędową wielu korporacyjnych biur, firm badawczych i finansowych, Excel może być równie przydatny i potężny dla zwykłych użytkowników. Niezależnie od tego, czy jesteś użytkownikiem domowym zarządzającym budżetem domowym, właścicielem małej firmy zarządzającej zapasami, czy nauczycielem szkolnym biorącym codzienną obecność, Excel ułatwi Ci życie, jeśli nauczysz się z niego korzystać. Sprawdźmy te wskazówki.

Podstawowe porady dotyczące programu Microsoft Excel 2016

1 - Zmień rozmiar kolumn i rzędów

Domyślna wysokość i szerokość komórki Excela to prawie jeden rozmiar dla wszystkich. Możliwe, że musisz dostosować szerokość kolumny i wysokość wiersza, aby pomieścić dane. Aby to zrobić, kliknij kolumnę lub wiersz, wybierz kartę Strona główna, a następnie kliknij przycisk Format w grupie Komórki . Wybierz, czy chcesz dostosować wysokość lub szerokość.

Wprowadź kwotę, a następnie kliknij przycisk OK. Kolumnę lub rząd należy dostosować do dokładnego pomiaru.

Możesz również ręcznie zmienić rozmiar kolumn i wierszy za pomocą myszy. Umieść kursor myszy między kolumną lub wierszem, kliknij lewym przyciskiem myszy, obserwuj pływający balon, a następnie przeciągaj i rozszerzaj, aż osiągniesz pożądany rozmiar.

A oto przydatna wskazówka: wystarczy dwukrotnie kliknąć prawą krawędź kolumny, aby automatycznie dopasować szerokość do danych.

2 - Dodaj lub usuń kolumny, rzędy lub komórki

Jeśli potrzebujesz dodatkowej kolumny, wiersza lub komórki, możesz łatwo wstawić ją za pomocą poleceń Wstaw i Usuń komórki. Kliknij przycisk Wstaw w grupie Komórki, a następnie wybierz odpowiednią opcję.

Możesz także usunąć kolumnę z tej samej grupy; kliknij menu Usuń, a następnie wybierz odpowiednią akcję.

Tę samą czynność można wykonać, klikając prawym przyciskiem myszy kolumnę lub wiersz komórki.

Dowiedz się więcej o usuwaniu pustych komórek w programie Microsoft Excel.

3 - Zablokuj panele

Jeśli chcesz przewijać arkusz kalkulacyjny, nie tracąc fokusu na określonej części arkusza lub danych, funkcja Zablokuj panele to doskonały sposób na zrobienie tego. Wybierz wiersz lub kolumnę, w której dane zaczynają się w arkuszu.

Wybierz kartę Widok, kliknij menu Zablokuj panele, a następnie kliknij Zablokuj okienka .

Podczas przewijania nagłówki lub kolumny pozostaną widoczne.

4 - Zmień wyrównanie tekstu w komórkach

Jeśli chcesz utworzyć rejestr lub etykiety, możesz użyć okna dialogowego Formatowanie komórek, aby dostosować wyrównanie tekstu w komórkach. Wybierz komórki, w których chcesz zastosować formatowanie, kliknij prawym przyciskiem myszy zaznaczenie, a następnie kliknij Formatuj komórki ....

Kliknij kartę Wyrównanie, a następnie użyj myszy, aby zmienić orientację tekstu lub wprowadź wartość. Po spełnieniu wymagań kliknij OK.

Tekst w komórkach będzie teraz wyglądał ukośnie.

5 - Użyj ochrony komórek, aby zapobiec edycji obszaru arkusza kalkulacyjnego

Jeśli udostępniasz skoroszyt innym użytkownikom, ważne jest, aby zapobiec przypadkowym zmianom. Istnieje wiele sposobów ochrony arkusza, ale jeśli chcesz tylko chronić grupę komórek, oto jak to zrobić. Najpierw musisz włączyć Protect Sheet . Kliknij menu Formatuj, a następnie kliknij polecenie Chroń arkusz . Wybierz rodzaj modyfikacji, które chcesz uniemożliwić innym użytkownikom. Wprowadź hasło, kliknij OK, a następnie kliknij OK, aby potwierdzić.

Dokonaj wyboru wierszy lub kolumn, które chcesz uniemożliwić edycji innym użytkownikom.

Kliknij menu Format, a następnie kliknij polecenie Zablokuj komórkę .

Za każdym razem, gdy użytkownik próbuje wprowadzić zmiany; oni otrzymają następujący komunikat o błędzie.

Aby chronić cały arkusz kalkulacyjny, zapoznaj się z naszym artykułem, aby uzyskać instrukcje dotyczące stosowania szyfrowania i haseł w arkuszach kalkulacyjnych Excel i plikach Office.

6 - Zastosuj specjalne formatowanie do liczb i walut w komórkach

Jeśli chcesz zastosować określoną wartość waluty lub określić miejsce dziesiętne dla liczb w arkuszu kalkulacyjnym, możesz użyć karty Liczby w oknie dialogowym Formalne komórki, aby to zrobić. Wybierz liczby, które chcesz sformatować, kliknij prawym przyciskiem myszy zaznaczenie, a następnie wybierz kartę Liczby. Wybierz Waluta na liście Kategoria, a następnie wybierz liczbę miejsc dziesiętnych i format waluty.

7 - 5 podstawowych funkcji Excel, które powinieneś wiedzieć - Suma, Średnia, Max, Min., Licz

Wielka, prawdziwa moc Excela tkwi w jego funkcjach i formułach. Podstawowe funkcje umożliwiają wykonywanie prostych operacji matematycznych, a zaawansowane funkcje pozwalają na przełamanie poważnych liczb i wykonanie złożonych analiz. Tak jak każdy powinien znać linki formatujące w programie Word, powinieneś także znać najbardziej popularne funkcje w Excelu.

Suma - oblicza całkowitą liczbę komórek.

Średnia - oblicza średnią z zakresu komórek.

Max - oblicza maksymalną wartość w zakresie komórek.

Min - oblicza minimalną wartość zakresu komórek.

Count - oblicza liczbę wartości w zakresie komórek, unikając pustych lub komórek bez danych liczbowych.

Oto w jaki sposób korzystasz z funkcji. Wpisz etykiety liczb, dla których chcesz wyliczyć obliczenia. Wybierz kartę Funkcja, a następnie wybierz kategorię funkcji, którą chcesz zastosować. Kliknij przycisk Wstaw funkcję w grupie Biblioteka funkcji lub naciśnij Shift + F3 na klawiaturze. Wybierz potrzebną funkcję lub użyj funkcji Wyszukaj funkcję, a następnie kliknij OK.

Po znalezieniu funkcji wybierz ją, a następnie kliknij OK .

Wprowadź odpowiednie modyfikacje obliczanego zakresu, a następnie kliknij przycisk OK, aby zastosować tę funkcję.

8 - Twórz i manipuluj wykresami

Cecha charakterystyczna programu Microsoft Excel, tworzenie wykresów pozwala wizualnie zaprezentować swoje dobrze ukształtowane dane. Excel sprawia, że ​​proces jest bardzo łatwy; podświetl zakres danych w arkuszu, wybierz kartę Wstaw, a następnie kliknij przycisk Zobacz wszystkie wykresy .

Kliknij kartę Wszystkie wykresy, a następnie przejrzyj listę stylów wykresów.

Możesz także najechać kursorem na próbkę, aby zobaczyć podgląd tego, jak będzie wyglądać wykres. Po upewnieniu się, kliknij OK, aby wstawić wykres do arkusza kalkulacyjnego. Jeśli wolisz zachować go w osobnym arkuszu, wybierz wykres, kliknij Przenieś wykres, wybierz Nowy arkusz, a następnie kliknij OK .

9 - Odkryj formuły

Jeśli chcesz zweryfikować obliczenia w skoroszycie, odkrywanie formuł jest sposobem na zrobienie tego.

Wybierz kartę Formuły, a następnie kliknij opcję Pokaż formuły znajdujące się w grupie Kontrola formuł .

Teraz możesz łatwo sprawdzić formuły używane w arkuszu, a także wydrukować je. To świetny sposób na znalezienie błędów lub po prostu zrozumienie skąd pochodzą dane liczby.

10 - Maksymalizuj opcje drukowania podczas drukowania dużych skoroszytów

Arkusze kalkulacyjne działają świetnie na dużych monitorach panoramicznych, ale czasami może być konieczne wydrukowanie skoroszytu. Jeśli nie będziesz ostrożny, możesz zmarnować dużo papieru na coś, co jest w większości nieczytelne. Excel dba o to, korzystając z opcji drukowania Backstage, które pozwalają dostosować rozmiar i orientację strony. Arkusze kalkulacyjne najlepiej drukować na papierze formatu legal w orientacji poziomej.

Jeśli chcesz dostosować marginesy, aby dopasować dodatkowe informacje do pojedynczego arkusza podczas drukowania, kliknij przycisk Pokaż marginesy w prawym rogu karty wydruku backstage.

Następnie możesz użyć marginesów, aby dopasować kolumny tak, aby dane mogły zostać przeniesione na inną stronę.

Jeśli nie możesz uzyskać wszystkich danych na jednej stronie, użyj okna dialogowego Ustawienia strony, aby dokonać dalszych regulacji. Menu skalowania może pomóc zmniejszyć rozmiar tekstu, aby lepiej pasował. Staraj się nie skalować zbyt wiele, ponieważ chcesz, aby tekst był czytelny.

Możesz również użyć tego samego okna dialogowego do ułożenia arkusza kalkulacyjnego z nagłówkiem i stopką, jeśli chcesz.

Oto kilka podstawowych informacji, które powinien znać każdy użytkownik programu Excel. Jeśli chcesz przejść do kilku zaawansowanych tematów, zapoznaj się z naszymi poprzednimi artykułami na temat używania funkcji, takich jak funkcja VLOOKUP, tabele przestawne, dodawanie znaku wodnego do skoroszytów lub korzystanie z wbudowanego kalkulatora. Masz ulubioną funkcję lub oszczędzasz czas w Excelu? Powiedz nam w komentarzach.